El material de oficina destaca por consistir en suministros que una empresa adquiere con el fin de consumirlos a lo largo del proceso de producción o, durante la prestación de servicios, en el ejercicio económico de dicha empresa.
¿Cómo contabilizar esta compra?
Por su parte, la contabilidad de los materiales de oficina se trata de una tarea obligatoria al momento de cerrar el balance; no obstante, es común que surjan numerosas dudas acerca de cómo hacer dicha contabilidad, y es justamente por esa razón que a continuación intentaremos explicando de qué manera hacerlo.
Dentro de Deskidea ofrecemos una gran cantidad de materiales de oficina de calidad y a bajos precios, pero si lo que te preguntas es ¿de qué manera se debe contabilizar esta compra?
Debes saber que existen dos modos de hacerlo, y usar uno u otro dependerá de lo que se quiere contabilizar.
De este modo, cuando el material se consumirá dentro del mismo ejercicio económico, existe la posibilidad de contabilizarlo mediante el método simple. Cabe mencionar además que, por lo general, el material de oficina suele considerarse como existencias. Por lo que, en estas ocasiones, el mismo es reflejado como activo mediante la cuenta 328 (Material de oficina) dentro del balance de situación.
Por su parte, si la compañía decide que el material adquirido en el ejercicio se considera como objeto de consumo a lo largo del proceso del ejercicio, y en consecuencia el mismo no es inventariable, entonces deberá contabilizarse el importe facturado a modo de gastos del ejercicio y, usar la cuenta 629 (Otros servicios).
De manera que la alternativa de utilizar la cuenta 328 (Material de oficina) y regularizarla al final del año, o apostar por la cuenta 629 (Otros servicios), va a depender en gran medida del principio de importancia relativa.
Ahora bien, es preciso señalar que el principio de importancia relativa es aquel que ofrece la oportunidad de omitir ciertos principios contables cuando las partidas en realidad no son significativas.
En dichas ocasiones, hay una alternativa más simple, pero únicamente puede utilizarse si el material no representa un desembolso importante y, será consumido dentro del mismo ejercicio de compra.
¿De qué manera hacer un buen inventario al contabilizar el material de oficina?
Al tener que llevar a cabo un ejercicio parecido al del segundo caso, resulta preciso igualmente saber cómo hacer inventarios precisos.En este sentido, cabe aclarar que los inventarios consisten en un detallado control de cada cosa que se encuentra dentro de la oficina cuando se lleva a cabo el inventario.
Siendo esa la razón por la cual solo hay que hacerlo luego de haber adquirido todo el material de oficina necesario.
Asimismo, hay que decir que el inventario del material de oficina disponible resulta de gran importancia, ya que además de permitir llevar un mejor control de los gastos, también ayuda a gestionar su uso, y de este modo poder ahorrar en costes, al igual que para saber cuáles son los recursos disponibles dentro de la oficina.
Así, es posible planificar su compra con antelación a fin de prevenir que la empresa pueda quedarse sin los recursos que requiere para su actividad diaria.
Existen numerosas personas que desconocen dónde comenzar al realizar un inventario sobre el material de oficina, ya que se trata de una tarea ligeramente más difícil de lo que podría parecer; además, requiere que se tenga buen ojo al momento de detectar irregularidades como gastos excesivos del material e incluso pérdidas del mismo, ya que las cifras obtenidas, afectarán al final el balance final de la compañía de manera considerable.
Claves para realizar un inventario adecuadamente
Para comenzar, es necesario señalar que al llevar a cabo un inventario, hay que tomar en cuenta no solo el material de oficina, sino también los otros recursos con los que disponga la compañía, razón por la cual resulta preciso realizar un apartado especial para el material de oficina, de acuerdo al gasto asumido por la empresa en este tipo de productos.
Teniendo presente lo anterior, para hacer un inventario hay que tener en cuenta lo señalado a continuación:
Preparar una apropiada base de datos
Resulta esencial contar con una lista que se pueda usar como base de datos; la misma tiene que incluir cada uno de apartados del inventario claramente especificados.
Resulta preciso usar un mismo programa al realizar todo, de manera que pueda ser más sencillo pasarlo a físico y poder tener mayor control en torno a todos los artículos disponibles.
Identificar los datos clave
Hay que realizar también una identificación de todos los datos clave de manera que, luego, se pueda pasar directamente a la contabilización de todo el material de oficina.
Durante este paso del proceso, es fundamental asegurarse de apuntar ciertos aspectos, incluyendo tanto el gasto de cada compra como los números de los proveedores, a fin de poder reflejarlo más tarde dentro de la contabilidad de la compañía.
Crear el hábito a fin de disfrutar de un mayor control
Resulta igualmente importante desarrollar y mantener el hábito de realizar inventarios mensualmente, para que resulte más sencillo poder detectar irregularidades; además, teniendo en cuenta el consumo previo de ciertos materiales de oficina, será posible determinar su necesidad y conocer cada cuanto tiempo es preciso adquirirlos.
Hacer varias hojas de inventario
Después de lograr que esta tarea se convierta en un hábito, es aconsejable que al momento de realizar cada inventario se use una hoja nueva como base de datos; así será considerablemente más cómodo poder comparar los gastos realizados entre cada ejercicio y en consecuencia, lograr identificar anomalía en cualquiera de ellas.
Además, cabe decir que después de realizar el inventario sobre el material de oficina, será más sencillo llevar las cuentas precisas con el fin de cumplir con la Agencia Tributaria.
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