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Destruir papeles importantes conforme la ley

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Destruir papeles importantes conforme la ley

¿Tus papeles han superado su plazo de prescripción? Si este es el caso lo principal que se debe saber es que no debemos tirarlos a la basura (sea cual sea el contenedor).

Tus papeles deben ser destruidos o rasgados tan finamente como sea posible

Si en tu empresa no existe una zona en especial para tirar documentos o no dispones de una empresa de confianza donde quemar los papeles, la mejor opción es utilizar una maquina muy práctica llamada trituradora.

Los papeles innecesarios que se encuentran en la oficina son una molestia para cualquier empresa, ocupan un espacio de oficina valioso y crean un entorno de oficina desorganizado.

Sin embargo, algunas organizaciones pueden ser tentativas acerca de desechar estos documentos confidenciales. Una actitud cautelosa es muy sabia, ya que hay una serie de preguntas que se deben abordar antes de eliminar un archivo de naturaleza sensible, siendo estas:

  • ¿Necesitaré esto de nuevo?
  • ¿Estoy violando la Ley de Protección de Datos?
  • ¿Este documento ha terminado su ciclo de vida de retención?
  • ¿Este archivo contiene información confidencial?

Con estas preguntas en mente es probable que tengas un mayor cuidado al destruir documentos. Sin embargo, hay una manera de garantizar la tranquilidad cuando se trata de deshacerse de sus documentos importantes, teniendo en cuenta los siguientes criterios:

Ciclo de retención

El factor más importante a considerar antes de destruir un archivo es la duración de su ciclo de retención, Legalmente una empresa es responsable de los planes de retención de todos sus documentos. 

Diferentes documentos tienen ciclos de retención variables. Por ejemplo, los estados de cuenta bancarios deben conservarse durante dos años, mientras que un formulario de solicitud de empleado deberá conservarse permanentemente.

Si te preocupa que tu empresa no tenga la experiencia o el tiempo para llevar a cabo un procedimiento de auditoría completo para determinar los ciclos de retención de tus documentos, considera utilizar una empresa de gestión de registros. 

Un servicio profesional de gestión de registros podrá verificar completamente todos sus documentos, asegurándose de que tu empresa cumpla con los parámetros legales.

La Ley de Protección de Datos

Antes de destruir cualquier documento confidencial, tu compañía debe considerar los términos de la Ley de Protección de Datos (LOPD), de lo contrario podrías correr el riesgo de enfrentarte a una multa muy alta o incluso una sentencia de prisión.

La violación de la LOPD podría dañar seriamente la reputación de tu empresa.

En 2012, se registró varias empresas que violaron esta ley al enviar un archivador hacia una instalación de reciclaje para destruirlo. El archivador contenía los datos personales de más de 100 empleados.

Como consecuencia de este acto, las empresas tuvieron que firmar un acuerdo formal para garantizar que se mantendrían las medidas necesarias para evitar que se repitiera una violación de naturaleza similar.

Destrucción del ciclo de vida de los documentos

El seguimiento de la antigüedad de los registros es una parte esencial de la gestión de los registros del ciclo de vida. Los documentos solo deben eliminarse si superan el período recomendado descrito en un plan de retención.

La destrucción segura, mediante destructoras de papel, es la mejor manera de destruir documentos que contienen información confidencial. Nunca, pero nunca coloques documentos comerciales confidenciales en un contenedor de basura.

Triturar no solo es la mejor manera de garantizar que la información confidencial no se filtre, sino que también es mejor para el medio ambiente que simplemente arrojar tus documentos a la basura.

Si cuentas con una gran cantidad de documentos importantes que necesitan haber sido destrozados, entonces vale la pena pensar en contratar la destrucción de documentos a una empresa de gestión de registros.

Papeles

Traspaso digital de información

Es probable que parte de la información más importante de tu empresa se almacene digitalmente. Desafortunadamente y en estos días no puede confiar simplemente en el botón ‘eliminar’ para hacer el trabajo de manera efectiva.

Limpiar el disco duro de todos los datos o usar un programa que sobrescriba los datos para que no puedan recuperarse son opciones a considerar. Sin embargo, ambos métodos anteriores corren el riesgo de errores humanos y la destrucción de los archivos incorrectos podría tener implicaciones angustiantes.

Si te preocupa destruir los registros electrónicos de conformidad con los trámites legales, considera contratar los servicios de almacenamiento y copia de seguridad de datos de una empresa especializada.

Las empresas de gestión de registros pueden destruir los registros electrónicos almacenados en una variedad de equipos diferentes, en los cuales están incluidos:

  • Unidades USB
  • CD / DVD
  • Unidades de disco duro
  • Rollos de película

Nadie quiere pagar para deshacerse de los artículos que ya no quiere, pero ahora que las leyes de Protección de Datos son cada vez más estrictas, la eliminación efectiva es más importante que nunca. 

Si bien algunos proveedores de almacenamiento cobran una pequeña cantidad por la destrucción, hay otros que ofrecen servicios gratuitos, y lo más importante, una eliminación confidencial de documentos almacenados.

7 Comentarios

  1. Excelente artículo. Enhorabuena. No sabía que la destrucción de documentos necesitara de un coste y un proceso tan elaborado. Por ello, la mejor opción es dejarlo en manos de los que verdaderamente saben.

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