Materiales imprescindibles para tu oficina

Las oficinas son los espacios laborales por excelencia. Incluso y aunque se disponga un espacio en nuestra casa como oficina de trabajo, sigue siendo el espacio destinado para cumplir con las funciones laborales.

Materiales que debe haber en la oficina

Muchas personas ocupan gran parte de las horas del día dentro de una oficina, por lo tanto deben tener a mano los materiales imprescindibles para cumplir adecuadamente sus funciones. Por supuesto que no hay un estándar único sobre lo que debe haber en una oficina, pero sí hay ciertos recursos, equipos y materiales que jamás deben faltar. La Gerencia de Operaciones, con el apoyo de la Gerencia de Recursos Humanos, es la responsable directa de velar por el óptimo funcionamiento de los espacios laborales, lo que incluye la tenencia de los materiales necesarios para que los empleados cumplan con sus funciones adecuadamente. cursos Humanos puede prestar apoyo al respecto al consultar a los trabajadores cuáles son los recursos que necesitan para ejecutar sus labores. Lo primero que hay que hacer es identificar el tipo de oficina y actividades que hay en ella para poder seleccionar los materiales más adecuados para el cumplimiento de sus funciones:

• ¿Es una oficina pública o privada?
• ¿Cuáles son las actividades propias de la oficina?
• ¿Es una oficina de atención al público o solo para funcionamiento interno de la empresa?
• ¿Cuántas personas laboran en un mismo espacio?
• ¿Cuál es la rapidez de restitución de los materiales?

Dependiendo de las respuestas a estas preguntas se podrán seleccionar los materiales que debe haber en la oficina. La Gerencia de Operaciones debe garantizar que nunca falten dichos materiales, por lo que debe implementar un sistema de control sobre el ingreso del material y su tiempo de vida para calcular con anticipación su reemplazo. Aquí se incluyen otros materiales (como veremos más adelante) que no son consumibles pero que igual tienen una duración limitada.

Materiales presentes en todas las oficinas

Ordenador

Por muy sencilla que sea la oficina o empresa, un ordenador es indispensable, bien sea para llevar el control de las operaciones, para contabilizar las ventas, realizar funciones inherentes al propio trabajo, entre otras actividades. Un buen ordenador no tiene que ser el más nuevo sino que cumpla con las necesidades mínimas de la oficina. Este ordenador puede ser de escritorio, laptop, tablet, etc., de acuerdo a las necesidades laborales. Junto con el ordenador hay que incluir demás herramientas y accesorios como baterías UPS, ratón o mouse, todo tipo de cables, modem, router para conexión a Internet por WiFi, etc.

Escritorios

Si se trata de una oficina nadie va a trabajar sobre sus propias piernas. Es importante que la oficina tenga escritorios modernos, cómodos y duraderos, que tengan una altura adecuada para que el empleado no tenga que encorvarse o trabajar con una espalda muy recta. Algunas de estas mesas para la oficina tienen cajones pero otros no, lo importante es que sean lo suficientemente espaciosas para colocarse en ellas los recursos de trabajo imprescindibles.

Sillas

Mucho se ha hablado y escrito sobre la importancia de que las sillas de oficina sean ergonómicas, es decir, que se adapten al cuerpo humano y eviten futuras molestias como desviaciones de la columna. Las sillas de oficinas deben tener un espaldar en forma de “S” que sirvan de descanso para las zonas superior y lumbar de la espalda, además de apoyabrazos a una altura que ayuden a que los brazos estén en ángulo de 90 grados frente al escritorio. Las sillas de oficina deben poder elevarse o bajarse hasta colocarse a la altura correcta frente al escritorio.

Aire Acondicionado

Ninguna oficina puede funcionar sin un buen sistema de aire acondicionado, ya que el calor de las personas y los equipos convertirían a las oficinas en verdaderos hornos. El aire acondicionado debe ajustarse a una temperatura agradable y que el chorro de aire no caiga directamente sobre los empleados.

Archivos

Son muebles para resguardar la documentación sensible e importante de las oficinas. Los archivos deben tener cerraduras y espacios internos para que los documentos no se maltraten y puedan ser localizables cuando se busquen posteriormente. Además, los archivos evitan el desorden y mantienen los documentos en buen estado. 

Consumibles

Nos referimos a materiales que tienen una vida útil limitada para usos puntuales. Entre los consumibles entran el papel, bolígrafos, tintas para la impresora, blocks de notas, clips, tijeras, marcadores, reglas, borradores, carpetas y demás materiales que varían de acuerdo a las funciones de cada oficina.

Iluminación

Una correcta iluminación promueve el buen desarrollo de los empleados de una oficina y un mejor rendimiento laboral. Una oficina con iluminación deficiente o excesiva provoca malestar, fatiga, dolores de cabeza, procrastinación, entre otras cosas. En la medida de lo posible, se recomienda dar preferencia a la iluminación del sol, pero en su defecto se debe emplear luz blanca, como la procedente de luminarias LED o tubos fluorescentes (jamás luz amarilla).