Aunque son esenciales para el funcionamiento de las empresas, las reuniones de trabajo no suelen tener buena fama. En general, porque se considera que se alargan demasiado tiempo y no son efectivas. ¿Quieres darle una vuelta a esa realidad? Solo tienes que aplicar estos consejos y comprobarás de primera mano qué es una reunión de trabajo productiva.
Preparando una reunión de trabajo productiva
Las reuniones de trabajo no son un evento social. Se trata de contrastar ideas y desarrollar soluciones con un objetivo claro, que la empresa mejore sus resultados. Te reúnes con clientes, con tu equipo de trabajo, con proveedores o con otros departamentos y sedes de la empresa.
Por tanto, son parte imprescindible del funcionamiento de un negocio. Eso sí, siempre que se aproveche realmente para el tiempo. La clave de una reunión de trabajo productiva es prepararla siguiendo estas pautas:
1. Definir objetivos y agendar la reunión con tiempo
Una reunión de trabajo productiva no se plantea de un día para otro. Invierte tiempo en determinar el motivo de la misma y para qué la convocas. Con este punto de partida, podrás decidir quienes deben participar de la misma y citarles con tiempo suficiente para que ajusten sus agendas. Pásales una programación con los asuntos que se van a tocar, para que puedan prepararlos.
2. Ajustar el número de convocados
Reunión de trabajo multitudinaria es sinónimo de fracaso en los objetivos. Hay que seleccionar solo a participantes directamente implicados, con autoridad y conocimientos sobre el asunto tratado.
En este punto también es importante destacar que debes generar la participación activa de todos. Ten a la vista un guion de los puntos de la reunión, con preguntas concretas para animar a los distintos convocados. Y mantente alerta para controlar que no se vayan por las ramas o se produzcan enfrentamientos y salidas de tono. Sin duda, en estos tiempos virtuales, herramientas tecnológicas como los monitores interactivos son esenciales para desarrollar una reunión de trabajo productiva.
3. Elige un espacio adecuado para una reunión de trabajo productiva
En el caso de que optes por una convocatoria presencial, no vale habilitar la primera sala o despacho que encuentres libre. Por supuesto, tienes que preocuparte de que el ambiente sea confortable. Una temperatura correcta y una iluminación adecuada son imprescindibles para que las personas puedan mantener un nivel de concentración y atención alto.
Igual de importante es que dotes ese espacio de todos los instrumentos tecnológicos que facilitan el desarrollo de una reunión de trabajo productiva. Ya hemos citado los monitores, pero ahora nos referimos a distintos tipos de pizarras en las que se puedan presentar las propuestas o esa “lluvia de ideas” tan de moda en el mundo del emprendedor.
Otro clásico de las reuniones de trabajo son las pantallas de proyección, en las que se visualiza documentación u otra información que complementa los asuntos que se están tratando.
4. Finaliza con un resumen y unas conclusiones
Una reunión de trabajo solo es productiva, como adelantábamos, si se encuentran respuestas a las dudas o demandas que se han tratado. Por eso, hay que recogerlas expresamente o, al menos, las iniciativas que se han propuesto. Además, dar forma a las ideas de los participantes es una manera de motivarles, pues demuestras que les has tenido en cuenta.
No está de más que ese informe se lo envíes a todos los implicados. Incluso, puede servirte para otros encuentros o para otro tipo de reuniones laborales.
5. Seguimiento de las acciones
Nada genera más frustración y sensación de pérdida de tiempo que no ver llevadas a la práctica las ideas desarrolladas en una reunión de trabajo. Por eso, debes asegurarte de que se están llevando a cabo las acciones acordadas y, en su momento, compartirlo con los distintos participantes.
Seguro que ahora tienes más claro cómo vas a planificar y organizar tu próxima reunión de trabajo productiva. Recuerda que nuestra web dispone de todo el material de oficina que necesitas para crear entornos laborales eficientes.