Las reuniones virtuales son ya una realidad cotidiana en todas las empresas. Son muchas las ventajas en cuanto a comodidad y accesibilidad respecto a las reuniones presenciales convencionales. Pero, ambas modalidades comparten un objetivo común, el de conseguir que sean productivas. Estos consejos te resultarán muy útiles para conseguirlo.
Reuniones virtuales más productivas
A la hora de garantizar la productividad de las reuniones de trabajo, hay que fijarse en dos aspectos. Por un lado, los que se refieren directamente a la organización de la misma: planificación, elección y convocatoria de los participantes, guion de los temas, control del tiempo y planteamiento de conclusiones. Pero, es igual de importante para la productividad que se cuente con las herramientas de trabajo necesarias.
En el caso de las reuniones virtuales, este segundo aspecto resulta si cabe más trascendental. Y es que, es evidente que una reunión a distancia no puede desarrollarse sin no hay medios tecnológicos e informáticos. Opciones hay muchas, pero como expertos en material de oficina, hemos hecho una selección con los imprescindibles para garantizar unas reuniones virtuales más productivas:
1. Docking Station
En las oficinas se suele seguir trabajando con ordenadores de mesa. Sin embargo, muchos teletrabajadores o clientes de los que van a participar en reuniones virtuales utilizan ordenadores portátiles. Los docking station son dispositivos que aumentan las prestaciones de un portátil igualándolas a las de un equipo de sobremesa, con más puertos y mejor conectividad.
2. Reuniones virtuales con auriculares
Los modernos auriculares, mucho más pequeños y cómodos, resultan imprescindibles para las reuniones virtuales. Mejoran la audibilidad, mejoran la atención y la capacidad de concentración, ya que te aíslan de sonidos externos que pueden distraerte.
3. Filtros de seguridad
Hay un detalle en el que no se suele reparar cuando se habla de las reuniones virtuales, nos referimos a la seguridad en cuanto a garantizar la privacidad de los participantes. La mejor barrera frente a piratas informáticos visuales son los filtros de protección. Estamos pensando en los trabajadores que asisten a estas reuniones desde fuera de la oficina. Estos filtros de pantalla, se colocan fácilmente, y evitan miradas laterales de desconocidos.
4. Soportes para asientos
Cada vez hay más estudios que demuestran el papel que juega la salud y el bienestar en la productividad. Trabajar con condiciones ambientales adecuadas es imprescindible para que los empleados rindan al máximo de sus potencialidades. Pero, además, el mobiliario ergonómico contribuye directamente a mejorar la atención y, como consecuencia, la productividad. Una reunión virtual puede convertirse en una “tortura” si los participantes están sentados en sillas incómodas. Elementos tan sencillos como los cojines de asiento, los respaldos y los reposapiés proporcionan esa corrección postural esencial para el trabajo de oficina, incluido el tiempo dedicado a las reuniones.
5. Los presentadores inalámbricos esenciales en las reuniones virtuales
Actualmente, una reunión de trabajo no consiste en la mera exposición de ideas de los participantes. Nadie puede concebirlas sin la transmisión atractiva de la información que se consigue con programas multimedia. Pues, para manejar estas presentaciones de manera más eficaz e intuitiva existen unos pequeños mandos a distancia, inalámbricos y muy fiables.
6. Bolsas y maletas de ordenador
Por último, vamos a pensar en el trabajador que participa en estas reuniones virtuales, no tanto en el organizador. En muchas ocasiones, se trata de personas que no tienen un puesto físico estable, sino que van moviéndose y la reunión puede pillarles en cualquier parte: en un hotel porque está de viaje o en un centro de coworking, por ejemplo. Para estas personas, es imprescindible contar con un bolso o mochila de ordenador, donde tenga localizados y a mano todos los componentes que necesita para las reuniones virtuales.
Como hemos comprobado, las reuniones virtuales son más productivas cuando se realizan con la adecuada preparación tecnológica. En Deskidea somos tan conscientes de su importancia que vas a encontrar un apartado específico en nuestra web con material para mejorar la productividad y el bienestar de empresas y trabajadores.
