La productividad laboral, que es el objetivo principal de las empresas y trabajadores, está determinada por la relación entre la eficacia y la eficiencia. Es decir, depende del resultado que obtengamos empleando un determinado tiempo y esfuerzo. Cuanto más eficientes consigamos ser, más aumentará nuestra productividad. Y, sin duda, una de las claves principales para lograr la eficiencia es la gestión del tiempo. Mantener una buena organización nos ayuda a mejorar nuestra capacidad de producción, pero hay que saber cómo conseguirlo. En este artículo, te damos las claves para ser más eficiente en la oficina.
Cómo ser más eficiente en la oficina y mejorar la productividad
Según el último barómetro sobre productividad y eficiencia elaborado por Adecco Outsourcing, el nivel de productividad y eficiencia medio en España se sitúa en 58,78. Es decir, casi 6 de cada 10 compañías llevan a cabo con éxito acciones que redundan en una mayor eficiencia de los trabajadores. Pero, ¿cuáles son las claves para lograrlo?
1. Planifica tu día todos los días
Dedicar los 10 primeros minutos del día a realizar una planificación de las tareas que tienes pendientes te ayuda mucho en la gestión del tiempo. Haz una lista con todo lo que debes sacar adelante cada día, estableciendo lo urgente y lo importante por encima del resto de acciones. Después, asigna el tiempo que consideres que deberías tardar en hacer cada una de esas tareas y trata de ajustarte a él. Esto te permitirá centrarte mejor en cada actividad sabiendo que tienes un tiempo máximo óptimo. La clave es reducir los «tiempos muertos», así que trata de planificar, también, las pausas que hagas durante el día.
2. Elimina distracciones en tu espacio de trabajo
Echa un vistazo a tu alrededor y quita todos los elementos que no sean necesarios de tu mesa o espacio de trabajo. De esta manera, evitarás caer en distracciones con papeles, botellas o dispositivos que no sean imprescindibles en tu tarea diaria. Contar con un organizador de sobremesa puede ayudarte a mantener solo lo indispensable encima de la mesa.
3. ¿Todas las reuniones son importantes?
Aproximadamente, el 70% de las reuniones de trabajo serían prescindibles, según un estudio de la Universidad de Harvard. Por lo tanto, revisa tu calendario y piensa si alguna de las reuniones que tienes convocadas se puede sustituir por una cadena de emails, por ejemplo.
En caso de que las reuniones deban mantenerse, procura perder el menor tiempo posible. Hay alternativas, como la condición de que las intervenciones se realicen a modo de «elevator pitch», o la limitación de tiempo, que ayudan a ahorrar tiempo innecesario.
4. Organiza el trabajo y delega para ser más eficiente en la oficina
Si tienes un equipo de trabajo, una de las claves para conseguir ser más eficiente es repartir las tareas y saber delegar. Con el objetivo de que todos los miembros del equipo tengan la misma información y esta sea más fácil de organizar, puedes recurrir a aplicaciones y herramientas colaborativas como Trello o Asana.
5. Cada tarea, a su tiempo
No estamos igual de frescos nada más empezar la jornada laboral que a última hora. El cansancio y la fatiga mental que se acumulan durante el día puede hacer que tardes más tiempo en realizar determinadas tareas que, si las hubieras hecho por la mañana, serían más rápidas. Por tanto, procura dejar las acciones más mecánicas para última hora del día. En cambio, es más recomendable que las tareas que requieren más esfuerzo mental se hagan en primer lugar.
La organización y la gestión del tiempo son fundamentales para ser más eficiente en la oficina. A esto también ayuda mantener un entorno de trabajo que dé sensación de orden, libre de ruido y con el mobiliario adecuado para garantizar el espacio de almacenamiento, pero sin que resulte agobiante. En Deskidea ponemos a tu disposición un amplio catálogo de material y mobiliario para conseguir una oficina productiva. ¡Consúltanos!
