Cómo elegir una destructora de papel: guía completa según el nivel de seguridad

Tirar documentos confidenciales directamente a la basura supone un riesgo que muchas empresas subestiman.

Información como contratos, datos bancarios, expedientes de personal, presupuestos o bases de datos comerciales puede ser recuperada fácilmente si no se destruye correctamente.

Además de proteger la información, utilizar una destructora de papel aporta otras ventajas importantes:

• Protege la información confidencial de clientes y empleados.
• Ayuda a cumplir el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
• Reduce el riesgo de fraude o robo de información.
• Mantiene la documentación sensible fuera del alcance de terceros.
• Facilita el reciclaje del papel una vez destruido.

Hoy en día, prácticamente cualquier empresa maneja información que merece un tratamiento seguro antes de ser eliminada.

Uno de los aspectos más importantes al elegir una destructora es conocer su nivel de seguridad.

Para ello existe la norma internacional DIN 66399, que clasifica las destructoras según el tamaño de las partículas obtenidas tras destruir un documento.

La regla es muy sencilla:

Cuanto más pequeñas son las partículas, mayor es la seguridad y más difícil resulta reconstruir el documento.

Por eso, antes de fijarse en el precio o en el número de hojas que destruye una máquina, conviene conocer el nivel de seguridad que realmente necesita la empresa.

Consejo Deskidea: Para la mayoría de empresas, una destructora con nivel P-4 ofrece el mejor equilibrio entre seguridad, productividad y coste.

P-2: documentos sin información confidencial

Las destructoras de nivel P-2 realizan un corte en tiras relativamente ancho.

Son adecuadas para eliminar:

• Borradores.
• Copias de trabajo.
• Documentación sin datos personales.

No son recomendables para destruir documentación que contenga información confidencial o datos protegidos.

P-3: una buena opción para pequeñas oficinas

El nivel P-3 ya utiliza corte en partículas, lo que dificulta considerablemente la reconstrucción del documento.

Está indicado para:

• Facturas.
• Pedidos.
• Correspondencia.
• Documentación administrativa.

Es una buena elección para pequeñas empresas que generan documentación habitual pero no especialmente sensible.

P-4: el nivel recomendado para la mayoría de empresas

El nivel P-4 es el más utilizado actualmente en oficinas y empresas.

Destruye el papel en partículas muy pequeñas, proporcionando un alto nivel de seguridad sin penalizar la productividad.

Está especialmente indicado para destruir:

• Contratos.
• Nóminas.
• Documentación de Recursos Humanos.
• Información financiera.
• Datos personales de clientes.
• Presupuestos y documentación comercial.

Si tu empresa maneja documentación con datos personales, este suele ser el nivel más recomendable.

P-5: máxima protección para documentación confidencial

Cuando la información es especialmente sensible, las destructoras P-5 ofrecen un nivel de seguridad superior.

Son habituales en:

• Despachos de abogados.
• Asesorías fiscales.
• Consultoras.
• Hospitales.
• Administraciones públicas.

Las partículas obtenidas son tan pequeñas que hacen prácticamente imposible reconstruir un documento.

P-6 y P-7: seguridad para información clasificada

Estos niveles están destinados a organismos públicos, defensa, investigación o empresas que gestionan información altamente confidencial.

En una oficina convencional rara vez será necesario llegar a estos niveles de seguridad.

Uno de los aspectos que más dudas genera al comprar una destructora de papel es el tipo de corte. Aunque ambos sistemas destruyen la documentación, el nivel de seguridad y el uso recomendado son muy diferentes.

Corte en tiras

Las destructoras de corte en tiras convierten cada hoja en varias bandas longitudinales.

Sus principales ventajas son:

• Mayor velocidad de destrucción.
• Mayor capacidad de hojas por pasada.
• Precio más económico.

Sin embargo, este tipo de corte ofrece un nivel de seguridad inferior, ya que, con tiempo y medios, las tiras podrían llegar a reconstruirse.

Corte en partículas o microcorte

Las destructoras de corte en partículas (también conocidas como microcorte) fragmentan el papel en pequeños trozos, dificultando enormemente la recuperación de la información.

Además de proporcionar una mayor seguridad, ofrecen otras ventajas:

• Mayor protección de datos confidenciales.
• Menor volumen de residuos en el depósito.
• Cumplen mejor con las necesidades de la mayoría de empresas.

Actualmente, la mayoría de oficinas optan por destructoras de microcorte por su equilibrio entre seguridad y eficiencia.

Otro criterio importante es la capacidad de destrucción, es decir, el número de hojas que la máquina puede destruir simultáneamente.

No siempre es necesario comprar el modelo con mayor capacidad. Lo importante es adaptarlo al volumen de trabajo de la empresa.

Elegir una capacidad adecuada evita atascos y mejora la productividad del equipo.

Uno de los errores más frecuentes al comprar una destructora es fijarse únicamente en el número de hojas.

También es importante conocer su ciclo de trabajo, es decir, el tiempo que puede funcionar de forma continua antes de necesitar un periodo de descanso.

Por ejemplo:

• Uso ocasional → ciclos de 3 a 5 minutos.
• Uso diario → entre 10 y 20 minutos.
• Uso intensivo → funcionamiento continuo.

Si la destructora va a ser utilizada por varias personas durante toda la jornada, conviene elegir un modelo profesional con funcionamiento continuo.

Las destructoras actuales ofrecen muchas más posibilidades que destruir únicamente papel.

Muchos modelos permiten eliminar directamente:

• Grapas.
• Clips.
• Tarjetas de crédito.
• CD y DVD.
• Documentación plastificada (según el modelo).

Estas funciones ahorran tiempo y facilitan el trabajo diario, evitando tener que preparar previamente la documentación.

Un aspecto que suele pasar desapercibido es el tamaño de la papelera.

Cuanto mayor sea el depósito, menos veces será necesario vaciar la destructora.

Como orientación:

• Hasta 15 litros → uso ocasional.
• 20 - 30 litros → pequeñas oficinas.
• Más de 30 litros → departamentos o empresas con uso frecuente.

Un depósito adecuado mejora la comodidad y evita interrupciones durante la jornada.

Antes de decidirte por un modelo, conviene evitar algunos errores bastante habituales:

• Elegir una capacidad de hojas insuficiente.
• Comprar una destructora de corte en tiras cuando se manejan datos personales.
• No comprobar el nivel DIN de seguridad.
• No tener en cuenta el ciclo de trabajo.
• Elegir una papelera demasiado pequeña.
• No verificar si destruye grapas, clips o tarjetas.

Una buena elección evitará tener que sustituir la destructora antes de tiempo.

Como orientación general, estas son las opciones más recomendables:

Consejo Deskidea: Antes de comprar una destructora, piensa en el tipo de documentación que destruyes habitualmente y en la frecuencia de uso. En la mayoría de oficinas, un modelo P-4 con microcorte ofrece el mejor equilibrio entre seguridad, capacidad y coste.

¿Qué nivel de seguridad es el más recomendable para una empresa?

En la mayoría de los casos, una destructora con nivel P-4 ofrece el equilibrio ideal entre seguridad, capacidad y coste. Es adecuada para destruir contratos, nóminas y documentación con datos personales.

¿Es mejor una destructora de corte en tiras o en partículas?

Para empresas, las destructoras de corte en partículas (microcorte) son la opción más recomendable, ya que ofrecen un mayor nivel de protección de la información.

¿Puedo destruir grapas, clips o tarjetas?

Muchos modelos profesionales permiten destruir documentos con grapas y clips, e incluso tarjetas de crédito o CD. Antes de comprar, conviene comprobar las especificaciones del fabricante.

Elegir una destructora de papel no consiste únicamente en fijarse en el precio o en el número de hojas que puede destruir. El nivel de seguridad, el tipo de corte, la capacidad de trabajo y el volumen de documentación son factores que marcarán la diferencia en el uso diario.

Para la mayoría de empresas, una destructora con nivel P-4 y corte en partículas es la opción más equilibrada, ya que ofrece una excelente protección de los datos sin renunciar a la productividad.

En Deskidea encontrarás una amplia selección de destructoras para oficinas, despachos y empresas de todos los tamaños. Si necesitas ayuda para elegir el modelo más adecuado, nuestro equipo estará encantado de asesorarte.