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¿Qué consecuencias legales puede haber si no destruyes papeles confidenciales?

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¿Sabías que para destruir documentos confidenciales no solamente se necesita una trituradora de papel y nada más?

Métodos para destruir documentos confidenciales

Los documentos confidenciales que poseen información importante, como pueden ser nóminas, contratos y papeles con información de la empresa, no se pueden arrojar a una papelera sin más, si no que hay que cumplir con las reglamentaciones que son impuestas mediante la Ley de Protección de Datos.

En el caso de no hacerlo, esto puede traer consecuencias legales y multas importantes, así que en este artículo te enseñaremos cómo se destruyen de manera correcta la documentación confidencial.

Seguramente quieras conocer los mejores métodos para llegar a la destrucción de este tipo de documentos sin que esto te implique un problema, como puede ser que estos queden de alguna forma legibles o que se puedan llegar a reconstruir.

La destrucción de documentos importantes tiene que ser para siempre y podrás hacerlo mediante diferentes formas, entre las cuales te proponemos tres de las que más se utilizan:

Incineración

Si de ilegibilidad y de desaparición completa de documentos confidenciales estamos hablando, la incineración quizás sea el método más efectivo, pero al mismo tiempo se deben tomar distintas precauciones para llevarla a cabo.

Por lo general, el lugar donde llevaremos a cabo la destrucción de un documento de este tipo será en la oficina y allí las instalaciones no suelen estar precisamente preparadas para que podamos encender el fuego que llevará a la carbonización de estos papeles.

Es por eso que para realizar esto necesitarás que las instalaciones donde lo lleves a cabo estén preparadas, con el objetivo de que el fuego de los documentos no se descontrole y de lugar a un incendio evitable.

Lo recomendable en estos casos es incinerar los papeles que conforman los documentos de a uno por vez, ya que si hablamos de diferentes documentos confidenciales que son formados por muchos papeles, esto puede ser el desencadenante de un accidente que no queremos vivir.

Trituración

Quizás la forma más icónica de destruir documentos en una oficina sea mediante la utilización de máquinas trituradoras y destructoras de papeles.

Este es un método muy utilizado en este tipo de ambientes administrativos y esto tiene que ver con que, además de eliminar estos documentos, esta también se utiliza para deshacernos de papeles que ya no se utilizan y están estorbando, para que dejen de ocupar espacios innecesarios.

En el caso de utilizar una destructora de papel, debemos realizarlo con los documentos que tengamos para hacerlo en el día, sin dejar grandes cantidades de papeles que luego queramos triturar todos juntos, ya que esto podría significar un daño para la máquina.

A la hora de elegir una buena máquina trituradora y sobre todo si la vas a utilizar para destruir este tipo de documentación confidencial, debes tomar en cuenta que existen diferentes modelos en el mercado y que los de mayor calidad son los que trituran el papel de una manera conveniente para la eliminación de este tipo de papeles que tienen una relevancia.

Si el uso que le darás a la destructora es el de suprimir este tipo de documentos, lo indicado es que esta sea capaz de garantizarte que una vez que los papeles hayan pasado por este dispositivo, no se pueda leer absolutamente nada de lo que el documento dice, así como tener la certeza de que estos documentos que hayan sido destruidos no se puedan volver a construir.

Contratar a una empresa para que lo haga

Se está tomando como una medida eficaz y segura el hecho de contratar a empresas que se encargan de la destrucción de los documentos confidenciales.

Mediante este servicio, lo que obtendrás es un beneficio en el hecho de que todo quedará en manos de ellos y tú no tendrás ni que preocuparte por la forma en la que estos se deshacen por completo de esta documentación.

Estas empresas deben garantizarte una absoluta confidencialidad por los datos que tú estás destruyendo, tomando en cuenta todas las facetas del proceso.

Tienen que ser seguras las instancias de recogida, almacenamiento, transporte, custodia y destrucción, ya que al tratarse de un agente externo que lo lleva a cabo, todo tiene que estar a tu vista para evitar inconvenientes.

Lo beneficioso de este servicio es que pueden realizarlo con cantidades importantes de documentos y que podrán hacerlo tanto en momentos particulares en los que lo necesites o periódicamente, en el caso de que esta acción sea recurrente.

¿Qué puede suceder si no destruyo mis documentos?

Solemos pensar que la no destrucción o la destrucción errónea de documentos confidenciales puede no ser un gran problema para nosotros, pero te sorprenderás cuando conozcas las sanciones que esto puede significar.

Antes de pensar en la destrucción de cualquier tipo de documento confidencial, debes saber que debes cumplir con los términos que impone el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) porque en caso contrario, puedes tener multas importantes.

Es por eso que lo que debes conseguir para que una destrucción sea completamente bajo las normas de la ley es un certificado de destrucción, que consiste en una autorización en forma de documento que contendrá una información detallada acerca de los documentos confidenciales que has destruido, garantizándote de esta manera que se ha cumplido con lo establecido por la Ley de Protección de Documentos.

Este te ayudará a demostrar que los documentos fueron llevados a una destrucción segura, incluso permitiéndote llevar a cabo una grabación del proceso como una forma de documentar que esto ha sucedidos de manera correcta.

En el caso de no hacerlo, las consecuencias de violación a esta ley pueden ser muy importantes. En principio será un problema que arruinará la reputación de tu empresa, pero también puedes llegar a recibir multas muy importantes e incluso acciones legales contra tu firma.

Una correcta destrucción de los papeles confidenciales te librará de todo tipo de inconvenientes en el futuro y hará que tu empresa se vea más seria y firme para los negocios que realizas.

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6 Comentarios

  1. Gracias por el post. Resulta muy interesante conocer la importancia de la eliminación del papel y las consecuencias desencadenantes de no hacerlo. ¿A cuánto puede acceder la sanción de no destruir el papel? Saludos.

  2. Las consecuencias legales que pueden surgir si no destruyes documentos en tiempo y forma pueden ser gravísimas y están recogidas en la LOPD. Muchas gracias por dar la importancia que se merecen. Un saludo.

  3. Buenas me han adjudicado un local comercial y he encontrado documentos fiscales dentro ,resulta que me ha llamado un tercero que no es el antiguo dueño y me dice que quiere estos documentos que me firma un papel como que los retira el. Me podéis aconsejar. el caso es que en el auto de embargo el local sale como vacío y la verdad no me fío

    • te recomendamos que acudas a tu asesor, nosotros te podemos aconsejar a la hora de elegir la mejor trituradora pero no sobre lo que preguntas. Saludos!

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