Qué destructora de papel comprar

Dentro de una oficina y negocio es muy importante la buena gestión documental de todos los archivos en papel que se generan. Aunque cada vez todo se encuentra más digitalizado y el uso del papel va perdiendo adeptos, todavía hay negocios y empresas que, bien por comodidad o bien por tradición, siguen prefiriendo el papel. Además hay varios documentos que por exigencia legal deben conservarse obligatoriamente en papel si originalmente se emitieron en ese formato, como son los contratos, las escrituras y las facturas. En resumen: el papel va a estar presente y te va a tocar deshacerte de él. Vamos a ver cómo escoger la máquina que mejor haga el trabajo dependiendo de las cantidades y tipo de documentación que tengas que eliminar.

La destrucción es parte de la buena gestión

Acumular documentación no es seguro ni es gratis

La ley obliga a que todas las empresas conserven su documentación durante un tiempo concreto. Una vez cumplido el plazo legal la empresa es libre de destruirla y eliminarla. Es más, acumular documentación indiscriminadamente no es seguro, práctico ni económicamente viable por el espacio y tiempo que ocupa su gestión. Por ejemplo, en el caso de los documentos contables, el código de comercio en su artículo 30 dice claramente que la empresa deberá conservar los libros durante 6 años antes de poder proceder a su destrucción. Una vez cumplido ese plazo llegará la hora de vaciar el archivo y deshacernos de todo aquello que deseemos haciéndolo de forma cómoda y rápida pero además cumpliendo con la LOPD para evitar la fuga de datos personales nuestros, de nuestros clientes o nuestros proveedores.

Escogiendo una destructora

Es muy importante saber cuál es la destructora que más nos conviene, hay muchas variantes a tener en cuenta a la hora de adquirir una destructora, que puede ser así:  

Click aquí para saber los detalles de esta destructora. Hay tres factores clave que debemos tener en cuenta a la hora de escoger una destructora para realizar esta tarea. Vamos a repasarlos.

Por tipo de documento: normativa DIN

La ley obliga a destruir de forma más o menos eficiente un documento teniendo en cuenta el tipo de documento del que se trate. Por decirlo de forma sencilla cuanto más “confidencial” sea un documento, más y mejor deberá ser destruido. Las normas que marcan cómo se hace esa tarea son las denominadas “Normas DIN”. Las siglas DIN corresponden a Deutsches Institut für Normung o Instituto Alemán para la Estandarización.

Niveles de la normativa DIN

La normativa DIN clasifica los niveles de destrucción en 6 escalones, siendo el 6 el más exigente de ellos. Los niveles 1 y 2 permiten destruir el documento en tiras, la única diferencia es el número de tiras en las que se dividirá cada hoja (el ancho de cada tira). El nivel 3 permite destruir documentos a tiras o en partículas y los niveles 4, 5 y 6 son para documentos altamente confidenciales que deben ser destruidos en partículas que haga imposible su reconstrucción. Para la mayoría de empresas los niveles 3 y 4 serán suficientes, sin embargo te recomendamos que revises con un profesional experto en LOPD qué tipo de documentación manejas para saber qué tipo de máquina debes adquirir. Si se produce una fuga de datos y te señalan como responsable puedes tener problemas legales. Mejor no arriesgarse.

Por volumen y horas de uso

Cuanto más uso le demos a nuestra destructora y más volumen de documentación debamos destruir, más capacidad deberá tener la máquina. Si tu caso es el de una oficina grande donde se debe destruir información a diario y de forma recurrente, escoge aquellas destructoras que permitan un mayor volumen de hojas a la vez sin atascarse y puedan funcionar más tiempo seguido sin recalentarse.

Por funciones extra

Existen destructoras que, además de papel,permiten destruir información en otros formatos, como CD’s y DVD’s. Un buen ejemplo es el de los libros contable y las cuentas anuales -el Ministerio de Hacienda permite guardarlos en formato óptico- así que si es tu caso busca una destructora que te permita eliminar con seguridad este tipo de soporte electrónico. Normalmente además de CD’s y DVD’s este tipo de destructora te permitirá destruir objetos de características y densidades similares, como tarjetas de crédito. También es interesante buscar aquellas destructoras que ofrezcan funciones extra como la eliminación de grapas y clips sin atascarse. Además si la destructora va a estar en funcionamiento muchas horas busca una máquina silenciosa: tus trabajadores o compañeros de oficina lo agradecerán. ¿Necesitas una destructora de papel? No dudes en echar un vistazo: Destructoras y trituradoras de papel y documentos